Für Kundendaten in einem Schweizer Coiffeur- oder Kosmetiksalon gilt seit dem 1. September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Eine datenschutzkonforme Salonsoftware hilft dabei vor allem an vier Stellen: Sie dokumentiert Einwilligungen für Werbung, beschränkt den Zugriff auf Kundendaten auf die Personen, die sie brauchen, erlaubt Auskunft und Löschung auf Knopfdruck und speichert die Daten sicher mit regelmässigen Sicherungen. Die DSGVO der EU kommt zusätzlich ins Spiel, wenn ein Salon gezielt Kundschaft in EU-Ländern anspricht.
Welche Kundendaten ein Salon überhaupt bearbeitet
Schon eine einfache Kundenkartei enthält mehr als Name und Telefonnummer: Termine und Leistungen, Farbrezepturen, Notizen zu Haut oder Haar, manchmal Hinweise auf Allergien oder Unverträglichkeiten. Diese letzten Angaben sind heikel, denn Gesundheitsdaten gelten nach dem revDSG als besonders schützenswerte Personendaten. Sie dürfen nur bearbeitet werden, wenn sie für die Behandlung nötig sind, und gehören nicht in private Chats oder auf Zettel am Arbeitsplatz.
Was das revDSG von einem Salon verlangt
| Pflicht | Was das im Salon bedeutet | Wie Software hilft |
|---|---|---|
| Informationspflicht | Kundinnen erfahren beim Erfassen ihrer Daten, wozu sie genutzt werden | Hinweis und Link zur Datenschutzerklärung auf der Buchungsseite |
| Zweckbindung | Terminerinnerungen ja, Werbung nur mit Einwilligung | Einwilligung für Angebote getrennt erfassen und mit Datum speichern |
| Auskunftsrecht | Auf Anfrage alle gespeicherten Daten einer Kundin herausgeben | Export einer einzelnen Kundenakte |
| Löschung und Berichtigung | Daten korrigieren oder löschen, wenn kein Grund mehr besteht | Kundenakte bearbeiten oder entfernen, Dubletten zusammenführen |
| Datensicherheit | Schutz vor unbefugtem Zugriff und Verlust | Rollen und Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, Sicherungen |
| Meldung von Verletzungen | Bei hohem Risiko für Betroffene den EDÖB rasch informieren | Protokolle, wer wann welche Daten exportiert hat |
Ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten müssen Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden in der Regel nicht führen, solange sie keine Daten mit hohem Risiko bearbeiten. Ein kurzes internes Dokument, welche Daten wo liegen, hilft trotzdem – spätestens, wenn eine Kundin Auskunft verlangt.
Wo Salons im Alltag am häufigsten danebenliegen
- Werbung ohne Einwilligung: Ein Geburtstagsrabatt per Nachricht ist Werbung und braucht eine dokumentierte Zustimmung.
- Alle sehen alles: Aushilfen und Lernende brauchen meist nur den Kalender, nicht die Telefonnummern der ganzen Kartei.
- Exporte ohne Kontrolle: Wer beim Austritt die Kundenliste mitnimmt, verursacht einen Datenschutzfall. Ein Protokoll der Exporte schreckt ab und schafft Klarheit.
- Daten im Ausland ohne Prüfung: Liegt die Software auf Servern ausserhalb der Schweiz, muss das Zielland einen angemessenen Schutz bieten oder der Anbieter vertragliche Garantien geben.
Worauf Sie bei der Wahl der Software achten sollten
Fragen Sie den Anbieter konkret, wo die Daten gespeichert werden, wer bei ihm Zugriff hat, ob ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung angeboten wird und wie ein vollständiger Export funktioniert. Ein Anbieter, der diese Fragen nicht schriftlich beantworten kann, ist für eine Kundenkartei mit Gesundheitsangaben ungeeignet. Achten Sie ausserdem darauf, dass eine Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann und Werbenachrichten eine einfache Abmeldung enthalten.
Boona ist ein Beispiel dafür, wie sich diese Anforderungen in einer günstigen Salonsoftware umsetzen lassen: Einwilligungen für Angebote werden mit Verlauf gespeichert (wer, wann, wie), Telefonnummern und E-Mail-Adressen lassen sich je nach Rolle ausblenden, jeder Export wird mit Person und Umfang protokolliert, und Kundendaten lassen sich vollständig exportieren. Die Übertragung ist verschlüsselt, Sicherungen laufen täglich. Den Speicherort der Daten und den Vertrag zur Auftragsbearbeitung sollten Sie wie bei jedem Anbieter vor dem Start klären.
Wie günstige Lösungen im Preis abschneiden, zeigt der Vergleich kostenloser und günstiger Buchungssoftware; welche Zahlen die Software für die Lohn- und Provisionsabrechnung liefern sollte, steht im entsprechenden Beitrag. Die Gesamtübersicht bietet die Rubrik Salonverwaltung: Buchung, Lohn und Datenschutz.
Häufige Fragen
- Was droht bei Verstössen gegen das revDSG?
- Bei vorsätzlichen Verstössen gegen bestimmte Pflichten sieht das Gesetz Bussen von bis zu 250 000 Franken vor. Anders als in der EU richten sie sich gegen die verantwortlichen Personen, nicht gegen das Unternehmen.
- Darf ich Allergien in der Kundenkartei notieren?
- Ja, wenn die Angabe für eine sichere Behandlung nötig ist. Sie sollte nur für die behandelnden Personen sichtbar sein und gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.
- Brauche ich für Terminerinnerungen eine Einwilligung?
- Nein, Erinnerungen an einen gebuchten Termin gehören zur vereinbarten Leistung. Für Werbung und Angebote braucht es dagegen eine Einwilligung.